Organizing Digital Files

 

organizing-digital-files-1.jpg

Assalamualaikum….

Seperti yang sudah saya janjikan di postingan sebelumnya, saya akan berbagi tentang mengatur dan merapikan file digital…

Kenapa sih, file digital saja perlu dirapikan? Ya, sebenarnya ini tergantung masing-masing orang. Ada yang lebih nyaman dengan file digital yang rapi dan teratur, ada juga yang merasa baik-baik saja dengan file digital yang campur aduk. Kalau saya termasuk tipe yang pertama alias nggak betah melihat folder-folder di laptop berantakan. Namun, setiap kali mulai merapikan, malah bingung sendiri mesti bagaimana.

Setelah membaca beberapa artikel tentang ‘organizing digital file’, akhirnya saya dapat langkah-langkah yang bisa saya terapkan. Hasilnya, lumayanlah walaupun saat ini masih on progress. Folder-folder sudah lumayan tertata dengan baik.

Seperti apa langkahnya? Ini dia….

1. Buat rancangan folder di atas kertas/di notes atau apa pun yang enak dipakai coret-coret. Buat folder utama dan keterangan isi file. Jika perlu, buat subfolder agar kategori file tidak terlalu luas.

Kenapa harus buat rancangannya terlebih dahulu? Ini sebenarnya untuk mempermudah saat praktek langsung. Saya sendiri awalnya pusing terus setiap mau merapikan file digital. Setelah membuat rancangan, saya jadi punya gambaran apa dulu yang harus dilakukan. Pun ketika mulai ‘tersesat’ dan bingung, bisa lihat lagi rancangan yang sudah dibuat.

2. Mulai membuat folder dan sub folder yang sudah dirancang di atas kertas. Dimulai dari folder-folder utama.

Folder utama saya terdiri dari; Blog, Musik, Film, Ebook, Foto, Tulisan, Gambar, dan Dokumen Kuliah. Ada juga yang membagi folder utama menjadi tiga; Personal Documents, Photos, Blog. Folder utama bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.

organizing-digital-files-2.jpg

contoh rancangan punya saya, maaf tulisan jelek, hehee

3. Masukkan setiap file sesuai kategori folder utama. Setelah itu, jika ada subfolder, file diseleksi lagi untuk masuk ke tiap subfolder.

Kalau file benar-benar tersebar di berbagai folder yang tidak sesuai dengan kategorinya, buat folder baru untuk sementara. Taruh semua file di situ. Setelah itu, baru pilah dan masukkan file satu per satu ke dalam folder utama.

4. Hapus file-file yang sudah tidak diperlukan atau tidak penting. Plis, hapus saja. Daripada bikin sakit hati. #eh

Intinya, kalau memang kita yakin tidak akan digunakan lagi, ya lebih baik dihapus, supaya tidak memberatkan memory. Kalau belum yakin, bisa dipindahkan ke tempat cadangan seperti aplikasi back-up online atau hard disk khusus menyimpan data-data lama.

5. Lakukan dengan sabar, teliti, dan berdoalah supaya terhindar dari godaan tersangkut di file-file tertentu yang menimbulkan efek nostalgia.

Saya juga punya sedikit tips agar digital file selalu rapi:

1. Setiap ada file baru, beri nama dengan format yang konsisten. Misal, saya selalu memberi nama file musik saya dengan format ‘nama penyanyi – lagu’. Jadi, kalau mengcopy atau mengunduh lagu, saya langsung memberi nama dengan format tersebut. Buatlah format nama yang sederhana dan mudah diingat.

2. Setiap ada file baru, langsung masukkan ke folder utama sesuai kategorinya. Jangan taruh di desktop, my documents, my downloads, atau apa pun tempat yang biasa digunakan untuk menumpuk dan mencampur file.

3. Jika ada file baru yang tidak sesuai dengan kategori folder yang kita punya, segera buat folder baru. Tetapi, sebisa mungkin jangan kebanyakan folder utama. Nanti bingung lagi. Pastikan kita memang benar-benar membutuhkan folder baru tersebut. Atau bisa juga dipikir-pikir lagi, siapa tahu file tersebut, bisa masuk ke subfolder utama yang sudah kita punya.

4. Khusus desktop, jangan biarkan layar desktop tertutup oleh ikon folder atau aplikasi. Pasang folder, shortcut, atau aplikasi yang benar-benar sering digunakan. Ingat, yang benar-benar sering digunakan. Selain itu, bisa diletakkan di data D atau lainnya.

Karena desktop adalah layar pertama yang muncul saat kita menyalakan laptop atau komputer, nggak asyik kan kalau langsung dijejali dengan folder setumpuk. Lebih bagus lagi, pasang wallpaper yang bikin tenang atau semangat.

Beberapa tips lain terkait file digital:

1. Selalu backup/cadangkan file-file penting di tempat yang aman, semisal Google Drive, One Drive, Dropbox, Cloud, atau tempat penyimpanan online lainnya. Kita nggak pernah tahu nasib laptop, komputer, tablet, atau handphone kita. Barangnya mungkin bisa dibeli lagi, tetapi data yang kita miliki mungkin nggak dijual di toko mana pun. Jadi, lebih baik berjaga-jaga daripada menangisi file yang hilang.

2. Setiap kali memasukkan file baru, pastikan file itu memang layak untuk disimpan. Kalau nggak penting-penting amat, ya hapus saja. Contoh file nggak penting; foto ngeblur, foto mantan, #eh #ups

3. Rajin-rajin membersihkan laptop/komputer dengan aplikasi pembersih seperti Clean Master dsb. Supaya temporary file nggak numpuk.

Setelah dikerjakan, walaupun cukup menguras tenaga dan kesabaran, ternyata organizing digital file nggak susah-susah amat, kok. Apalagi hasilnya bisa kita rasakan langsung. Tampilan layar file komputer atau laptop lebih rapi, dan kita lebih mudah menemukan file yang dicari. Selain itu bisa menambah semangat juga.

Bagaimana denganmu? Apakah suka merapikan file digital atau dibiarkan begitu saja? Atau punya pengalaman atau tips menarik seputar organizing digital file? Share di sini, yuk….

Beberapa artikel yang bisa menambah referensi organizing digital file. Semoga bermanfaat.

Organize Your Digital Files

Organizing Your Digital Files

Computer File Management Tips

Organize File Folders

Guide to Organizing Digital Files

 

 

Advertisements

The Joy of Blogwalking

the-joy-of-blogwalking

unsplash.com

Salah satu kesukaan saya di dunia blogging adalah blogwalking. Rasanya seru aja gitu mampir-mampir dan membaca berbagai blog. Biasanya sehabis blogwalking, banyak ide muncul di kepala. Tetapi, sering juga, habis blogwalking malah jadi minder dan malas ngeblog karena melihat blog lain yang jauh lebih bagus, sedangkan blog sendiri biasa aja, hehehe.

Blogwalking pula yang akhirnya membuat saya mengenal Komunitas Blog Buku Indonesia (BBI). Karena melihat banyak blog yang khusus meresensi buku, akhirnya saya tertarik ikut menjadi anggotanya. Sampai kini, saya masih mengelola blog khusus resensi buku dan menjadi anggota BBI walaupun nggak terlalu aktif, sih, hehehe…

Banyak banget hal menyenangkan yang didapat ketika kita blogwalking. Misalnya:

1. Menemukan blog seru yang bisa difollow
2. Membaca gaya tulisan di blog yang berbagai macam.
3. Menemukan ide-ide yang mungkin sebelumnya nggak kepikiran
4. Menambah daftar teman di dunia maya
5. Memberi inspirasi terkait desain dan layout blog
6. Mengetahui komunitas-komunitas di dunia maya

Bagi saya, blogwalking itu seperti membaca berbagai majalah. Ada majalah yang bagi kita menarik dan akhirnya kita beli bahkan berlangganan majalah tersebut. Ada juga majalah yang mungkin kurang sesuai dengan selera kita tapi membuka mata kita terhadap hal-hal yang sebelumnya nggak kita tahu.

Kalau punya blog, blogwalking sudah semacam aktivitas yang tak bisa terhindarkan. Soalnya kan, nggak asyik kalau cuma baca blog sendiri, hehehe. Tetapi, seperti yang tadi saya bilang di awal. Selain banyak manfaatnya, blogwalking juga kadang memberi efek lain ke kita, seperti jadi minder, malas, atau malah pusing mau menulis apa saking banyaknya ide yang didapat.

Supaya nggak seperti saya, ada beberapa hal yang perlu diingat, nih:

1. Jangan membandingkan. Ada blog yang layoutnya bagus banget, followernya banyak, isi blognya pun kece. Ya, mungkin pemiliknya bekerja keras untuk itu. Mungkin dia sewa jasa desain blog atau belajar mati-matian ngedesain blog, selalu meluangkan waktu buat menulis di blog, dll. Intinya, dibalik setiap blog yang keren, pasti ada pemilik blog yang bekerja keras agar blognya berbobot.

2. Catat setiap ide yang muncul. Yup, ini untuk meminimalisasi ide-ide yang kelayapan di pikiran. Kalau ide itu dituliskan, kita akan lebih mudah memfilter dan memilih mana yang mau kita tulis lebih dulu, mana yang mau kita tunda, atau mungkin akhirnya nggak kita pakai.

3. Jangan terlalu lama blogwalking. Waktu untuk blogwalking juga perlu diatur. Jangan blogwalking melulu, tetapi nggak pernah mengisi blog. Sayang, kan waktunya. Atur waktu khusus untuk blogwalking. Atau bikin perjanjian, setelah blogwalking ke sekian blog, harus berhenti dan menulis untuk blog sendiri.

4. Percaya diri dengan blog sendiri. Kalau kita punya niat dan tujuan yang baik dengan memiliki blog, nggak perlu minder dengan blog-blog lain yang lebih kece. Yang terpenting adalah banyak belajar, rajin berlatih (latihan menulis, edit foto/gambar, dll), dan membuka diri dengan hal-hal baru. Lama-kelamaan, blog kita pun akan ikut berkembang, dan siapa tahu nggak kalah kece dengan blog sebelah, hehehe.

Bagaimana dengan kamu? Apa kamu suka blogwalking juga? Menurutmu, apa sih yang paling menyenangkan dari blogwalking?